同一份材料出现在多个程序里，要先登记清楚。
它在哪个程序提交过，提交的是哪个版本，有没有凭证，公开到什么程度，都要能追得上。
登记表
| 编号 | 材料名称 | 来源 | 版本 | 复议使用 | 诉讼使用 | 凭证 | 公开状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| MP-01 | 待填写 | 本人提交 | V1 | 已提交 | 待核对 | 待补 | 目录公开 |
| MP-02 | 待填写 | 机关作出 | V1 | 已引用 | 已引用 | 待补 | 摘要公开 |
| MP-03 | 待填写 | 第三方形成 | V1 | 待核对 | 待核对 | 待补 | 暂不公开 |
“使用”只写材料进入过哪个程序，不写效果结论。
版本记录
| 版本 | 形成时间 | 修改内容 | 对应提交 |
|---|---|---|---|
| V1 | 待填写 | 原始版本 | 复议提交 |
| V2 | 待填写 | 脱敏副本 | 公开摘要 |
不要用脱敏副本覆盖原件。
凭证记录
每次使用都要有自己的凭证：
- 提交清单。
- 邮寄或平台记录。
- 收件回执。
- 附件目录。
- 页面截图。
凭证编号可以写回登记表。
公开状态
材料跨程序使用后，公开风险会增加。
可以先按三层处理：
- 目录公开：只公开名称和编号。
- 摘要公开：只公开用途和来源范围。
- 暂不公开：涉及隐私、第三方或未脱敏原件。
表格是为了避免混乱，不是为了替材料下结论。