材料一多，最容易出现的问题不是“没有材料”，而是找不到、对不上、版本混在一起。
卷宗目录索引表先做一件事：分层。
哪些属于申请阶段，哪些属于复议阶段，哪些属于法院程序，哪些只适合公开目录或摘要。先分清，再编号。
怎么分册
| 分册编号 | 分册名称 | 主要内容 | 公开边界 |
|---|---|---|---|
| A | 基础身份与事项 | 主体信息、事项说明、授权或关系材料 | 多数不公开或只目录公开 |
| B | 行政机关材料 | 申请、答复、告知、决定、送达 | 按内容逐份判断 |
| C | 行政复议材料 | 复议申请、提交凭证、补正、决定 | 先目录公开 |
| D | 行政诉讼材料 | 起诉状、证据目录、法院通知、裁判文书 | 先脱敏后再判断 |
| E | 公开与投稿材料 | 站内摘要、公开截图、勘误记录 | 只放已脱敏版本 |
索引表
| 编号 | 分册 | 材料名称 | 日期 | 来源 | 版本 | 关联问题 | 公开状态 | 存放位置 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A-001 | A | 待补充 | 待补充 | 本人提供 | 原件 | 主体资格 | 暂不公开 | 待补充 |
| B-001 | B | 待补充 | 待补充 | 行政机关 | 扫描件 | 是否收到申请 | 目录公开 | 待补充 |
| C-001 | C | 待补充 | 待补充 | 复议机关 | 扫描件 | 程序衔接 | 目录公开 | 待补充 |
| D-001 | D | 待补充 | 待补充 | 法院 | 扫描件 | 法院程序 | 摘要公开 | 待补充 |
| E-001 | E | 待补充 | 待补充 | 站内整理 | 公开版 | 公开边界 | 公开 | 待补充 |
版本字段怎么写
至少区分：
- 原件：纸质或电子原始文件。
- 复印件：从原件复制形成。
- 扫描件：拍照或扫描形成的图像文件。
- OCR 文本：从图片识别出的文字。
- 公开摘要：删去敏感内容后的摘要。
- 公开截图：已经脱敏、压缩或局部截取的图片。
不要用公开摘要替代原件，也不要把未脱敏扫描件直接放进公开目录。
与其他表格的关系
- 证据目录负责说明“这份材料证明什么”。
- 时间线负责说明“这份材料发生在什么时候”。
- 问题清单负责说明“这份材料关联哪个待核对问题”。
- 卷宗索引负责说明“这份材料放在哪里、公开到什么程度”。
常见误区
- 文件名经常修改，导致证据目录和时间线找不到材料。
- 原件、扫描件、OCR 文本和公开版混在一个文件夹。
- 只按年份存放，没有区分程序阶段。
- 公开目录里写入身份证号、住址、联系方式或案号全文。
- 删除旧版本后，无法说明某次修改依据。