收到一份文书后，很多人只保存正文，却把信封、短信、系统通知和查询记录丢掉。
这些材料不一定直接决定期限，但它们常常是核对“何时收到、何时知道、怎么证明”的基础。
收集清单
| 编号 | 凭证类型 | 需要保存什么 | 对应日期 | 保存方式 | 公开状态 |
|---|---|---|---|---|---|
| SP-01 | 文书正文 | 决定书、答复书、通知、裁判文书 | 落款日、作出日 | 保存完整页 | 摘要公开 |
| SP-02 | 邮寄材料 | 信封、面单、物流轨迹、签收记录 | 寄出日、签收日 | 原件和截图都保留 | 目录公开 |
| SP-03 | 送达回证 | 回证、签收单、签名页 | 签收日 | 标注签收人和来源 | 暂不公开 |
| SP-04 | 电子通知 | 短信、邮件、平台消息、电子送达 | 发送日、打开日 | 截全屏和详情页 | 脱敏后再判断 |
| SP-05 | 公告查询 | 公告页、查询结果、截图 | 发布日、查询日 | 记录网址和时间 | 目录公开 |
| SP-06 | 后续沟通 | 电话记录、邮件往来、窗口说明 | 沟通日 | 作为辅助材料 | 目录公开 |
每个凭证至少记录
- 文书或通知名称。
- 日期来源：落款、寄出、签收、看到、查询还是沟通。
- 对应材料编号。
- 原始保存位置。
- 是否涉及个人信息、联系方式或第三方信息。
- 是否已进入时间线和证据目录。
日期要分开写
同一份材料可能同时有多个日期：
- 文书落款日期。
- 邮寄寄出日期。
- 物流显示签收日期。
- 实际打开或看到日期。
- 平台显示阅读日期。
- 后续电话或窗口沟通日期。
不要把这些日期合并成“收到日期”。先分开登记，再回到具体规则中核对。
和期限表怎么衔接
送达凭证收集清单只负责收材料。
下一步再把关键日期填入送达与知悉日期核对表和起诉期限核对表。
常见误区
- 扔掉信封，只保存文书正文。
- 只有短信截图，没有号码、时间和完整内容。
- 平台通知只截列表页，没有截通知详情。
- 把“文书落款日”直接当作“本人收到日”。
- 公开送达材料前没有处理电话、地址、快递单号和签名。